Christiane Duncan,
Assistante administrative

Interview réalisée en janvier 2009

Christiane Duncan est assistante administrative depuis 4 ans chez 4-MeD sprl.

En quoi consiste votre activité au quotidien ?

4-MeD est une agence de publicité. Je n’effectue qu’un peu de secrétariat. La fonction de secrétaire a évolué. Je réponds à des mails et à du courrier de temps en temps, je m’occupe du timbrage du courrier. J’accueille les visiteurs et je leur offre un café, mais cela ne me prend pas beaucoup de temps. Je m’occupe des deux revues éditées en interne. L’une est destinée aux médecins, l’autre, disponible sur le net, est destinée aux pharmaciens. Je réceptionne les textes, je les envoie en traduction, je les relis, je vérifie l’orthographe, mais aussi le sens. Je gère la production. Je fais des appels d’offre, des demandes de prix aux imprimeurs. Je m’occupe du suivi au dépôt postal et de la gestion des fichiers. Je travaille de façon indépendante. Je m’entretiens avec mon supérieur qui est médecin généraliste. Il répond à mes questions techniques. Je suis en contact avec les imprimeurs et avec les routeurs qui s’occupent de la mise sous pli et du dépôt à la poste. Je suis aussi en contact avec des traiteurs, des restaurants et des agences de voyage. Je réserve parfois des billets d’avion.

Quelles sont les qualités nécessaires pour exercer votre profession ?

Il faut beaucoup de rigueur mais aussi de la souplesse, savoir gérer le stress et être discret. Il faut évidemment une bonne orthographe, pourtant cela se perd de nos jours ! Il faut être bilingue français-néerlandais et connaître l’anglais.

Quels sont les avantages et inconvénients de votre métier ?

J’ai un patron tout à fait charmant et j’ai pu négocier mes horaires pour aller chercher mon fils à l’école. De plus, j’aime mon métier. Je fais de la relecture, je fais des recherches sur internet. J’apprends encore tous les jours puisque je n’ai pas une formation dans le domaine médical. Les inconvénients de ma position sont liés au statut de secrétaire. Nous ne sommes pas toujours très bien considérées, ce qui ne joue pas en notre faveur si nous voulons grimper des échelons dans la société.

Quel est l’horaire de travail ?

Je travaille 7h36 par jour, cinq jours par semaine, de 8h30 à 17h15 avec 1h30 de pause à midi que je raccourcis en fonction des urgences éventuelles.

Quelles études avez-vous suivies pour accéder à votre profession ?

Après mes humanités, je voulais devenir danseuse mais suite à un problème de santé, j’ai dû changer de voie. Je suis alors entrée dans une agence d’intérim. J’ai commencé dans le domaine de la publicité et cela m’a plu. C’est encore un métier où on peut arriver sans avoir fait d’études. On apprend beaucoup sur place.

Quel a été votre parcours professionnel ?

J’ai organisé des défilés de mode. J’ai aussi suivi des cours de langues à la Chambre de Commerce. J’ai commencé comme intérimaire, puis je suis restée dans le domaine de la publicité.

Pourquoi avez-vous choisi ce métier ?

Bien que ce ne soit pas mon premier choix, j’ai été séduite par la diversité. Dans le domaine de la publicité, je peux faire beaucoup de choses et apprendre beaucoup de choses. J’aime aussi le contact avecles gens.

Que diriez-vous à un jeune qui souhaite se lancer dans cette voie ?

La publicité et la communication sont des domaines très diversifiés. On a l’occasion de toucher à tout. Avec le développement de l’informatique, les postes ne sont plus aussi cloisonnés qu’avant, ce qui permet d’avoir une vue d’ensemble sur le secteur. Une personne peut arriver avec une formation généraliste. Dans la publicité, on trouve des kinésithérapeutes, des médecins, des historiens, des historiens de l’art, des philologues… ils n’y a pas une voie spécifique pour y arriver. Beaucoup de gens se sont formés sur le tas. Un jeune attiré par la diversité et parles contacts se plaira dans ce domaine.

Avez-vous une anecdote à raconter ?

J’avais été licenciée pour restructuration et je ne travaillais plus depuis plus d’un an lorsqu’un fournisseur m’a appelée pour me proposer un remplacement de trois mois et demi à la production dans une agence de communication. J’y suis allée et, le premier jour, nous avons eu une réunion. Je ne savais même plus de quoi on parlait, j’avais oublié tous les termes spécifiques ! A un moment, le chef de production m’a dit « Christiane, ne t’en fais pas, si tu veux, tu peux dire que les délais sont trop courts ». J’ai répondu « Oui, je verrai quand je serai devant mon ordinateur ». Il m’a dit de ne pas avoir peur de parler, mais j’étais remise d’un coup de plain-pied dans le stress du travail et je me demandais ce que j’avais fait, pourquoi j’avais dit oui !

 
SIEP.be, Service d'Information sur les Études et les Professions.