Genevieve X,
Secrétaire au service comptable d'une université

Quelle est votre formation ?

J'ai obtenu un graduat en tourisme aux Rivageois à Liège. J'ai ensuite suivi une formation des Classes Moyennes en relations publiques. J'ai également suivi des formations du FOREM en secrétariat lorsque j'étais au chômage.

Comment avez-vous appris les langues étrangères ?

J'ai suivi l'option latin-grec dans le secondaire. J'avais choisi le néerlandais et l'espagnol comme 2e et 3e langues. Ensuite, j'ai appris l'anglais et le néerlandais à un niveau plus poussé pendant mon graduat. En dehors de cela, j'ai eu la chance de partir trois mois à la « Manchester Summer University » où j'ai été plongée dans un « bain linguistique », à la fois par les cours et par ma famille d'accueil.

Quel est votre parcours professionnel ?

Pour commencer, j'ai réalisé beaucoup d'intérims en tant que secrétaire chez des employeurs très différents : avocat, club sportif, Haute Ecole, médecin, ... A chaque fois, j'ai découvert de nouvelles facettes du travail de secrétariat. Je me suis présentée ensuite à un examen pour une réserve de recrutement organisé par l'Université de Liège.

La procédure de sélection a duré cinq mois. Au final, j'ai pu effectuer deux intérims de trois mois en 1996 et j'ai été engagée définitivement en janvier 98. Actuellement je suis secrétaire itinérante : je change de service tous les six mois, en fonction des besoins.

Quelles sont les tâches quotidiennes d'une secrétaire ?

Cela peut varier d'un service à l'autre. J'effectue essentiellement des travaux de dactylographie, classement, téléphone, courrier, ...

Je preste mon second mi-temps au Théâtre Universitaire où le travail est très différent. Les tâches sont les mêmes, mais les contacts à l'étranger étant très nombreux, je dactylographie autant de courrier en anglais qu'en allemand, par exemple. De plus, la présentation des documents doit être particulièrement soignée. Je suis parfois amenée à accueillir des troupes de théâtre étrangères et là, il faut assurer !

Quels sont les avantages et inconvénients de votre profession ?

Les avantages sont variés : beaucoup de contacts humains, une vie régulière tant au niveau horaires qu'au niveau salaire (ce n'est pas toujours le cas), et un cadre de travail agréable, une certaine sécurité d'emploi. En plus, dans le cadre de mon travail, j'ai l'occasion de m'initier à de nouveaux programmes informatiques, je peux me perfectionner au contact des autres et je considère cela plutôt comme un avantage !

Les inconvénients interviennent plutôt au niveau personnel : ce n'est pas une fonction très valorisante, on est toujours le second de quelqu'un. On ne peut pas vraiment prendre d'initiatives. Il faut obéir à son supérieur même quand on n'est pas d'accord. On doit souvent mettre en veilleuse son côté créatif ou passionné !

Quelles sont les qualités essentielles d'une secrétaire de direction ?

En vrac, la ponctualité, l'efficacité, des compétences techniques couplées à une orthographe et une diction impeccables, l'ordre et le soin, la patience, une présentation soignée et une bonne humeur à toute épreuve. Il faut savoir s'organiser, établir des priorités, être serviable, disponible, parfois diplomate et souvent discrète.

 
SIEP.be, Service d'Information sur les Études et les Professions.