Valérie Goyens,
Cadre en gestion documentaire chez Ores

Interview réalisée en décembre 2013

Quel est votre parcours scolaire, professionnel ? 

Je suis licenciée et agrégée en Histoire et j’ai également suivi une maîtrise en Sciences politiques en relations internationales et intégration européenne à l’ULg. 
D’un point de vue professionnel, j’ai débuté ma carrière en tant qu’assistante en Histoire économique et sociale, à l’ULg également. A ce moment là, j’ai aussi commencé une thèse de doctorat dans le domaine des énergies, que je dois terminer pour 2015-2016. Entre temps, j’ai travaillé dans l’enseignement secondaire et en haute école. J’ai aussi été chargée du volet scientifique dans le cadre d’une exposition sur les grèves de 1960.  
Il y a deux ans, j’ai postulé chez Ores en tant qu’universitaire pour occuper un poste de cadre. Jusqu’alors, j’ai cumulé mes fonctions d’enseignante en haute école avec mon travail chez Ores mais à partir de janvier 2014, je serai chez Ores à temps plein.

En quoi consiste concrètement votre travail ? 

Dans un premier temps, j’ai dû réaliser un inventaire de tous les documents conservés au sein de la société et répartis sur les différents sites en Wallonie. Une fois que l’on avait une idée de ce qui était conservé et à quel endroit, la tâche suivante consistait à déterminer quels sont les documents à conserver légalement et ceux à détruire. Il a donc fallu mettre en place, avec le service juridique, des délais légaux de conservation pour chaque type de document. Il faut maintenant implémenter ces nouvelles procédures auprès des agents, sur le terrain. Ce sont eux qui vont devoir aller dans les archives, sélectionner les documents sur base d’un tableau mis en place avec le service Qualité et les détruire si nécessaire. 

Par ailleurs, je suis également qualiticienne. Le service Qualité se charge notamment de mettre en place des procédures de travail dans l’entreprise, des indicateurs de performance des activités, d’établir un bulletin de statistiques de la société, etc. 

Qu’est-ce qui vous a attirée dans cette fonction chez Ores ?

J’ai aimé le défi que représentait la gestion documentaire, et plus particulièrement le travail demandé au niveau des archives de la société. Au niveau des archives d’ORES, on n’avait pas de vision claire de ce que l’on conservait, ni de l’endroit. Il fallait donc mettre en place un système complet mais aussi faire évoluer les mentalités des personnes impliquées. En tant qu’être humain, on a toujours tendance à tout garder « au cas où » on en aurait besoin alors que cela n’arrive jamais !

En quoi est-ce utile d’avoir une personne chargée de la gestion documentaire dans une société comme Ores ?

Nous avons des impératifs légaux à respecter, notamment auprès des différents régulateurs, de la CWaPE (Commission wallonne pour l’Energie, ndlr) et donc, il est important de savoir où se trouvent les documents, qui sont la preuve de nos actions, pour pouvoir les présenter aux différentes instances qui les demandent.
On gère aussi des métiers relativement dangereux, liés au gaz et à l’électricité, donc il y a également des impératifs de sécurité qui entrent en jeu. Les agents qui partent sur le terrain doivent savoir où ils peuvent trouver les informations intéressantes pour la réparation d’une conduite ou d’une cabine par exemple. 

Quel est l’impact des nouvelles technologies sur votre travail ? 

Il va se faire ressentir de plus en plus puisque nous tendons vers une diminution de l’utilisation du papier. Nous essayons de réduire au maximum les productions papiers dans le cadre d’une réduction des coûts mais aussi dans le cadre environnemental. Avec le département IT, nous allons donc mettre en place progressivement de nouveaux supports afin de réduire la facture liée aux impressions mais aussi la place que les documents papiers prenaient jusqu’alors. 

Dans le cadre de la gestion documentaire en tant que telle, nous sommes d’abord passés par une étape de travail manuel pour la réalisation de l’inventaire, suivie de la constitution de bases de données en Excel, destinées à maîtriser la gestion documentaire en interne. Il n’y a pas de système d’archivage élaboré comme dans les centres d’archives ou les grandes bibliothèques, ce n’est pas le but recherché par Ores.

Quelles sont, d’après vous, les qualités et compétences nécessaires pour exercer ce métier ?

Pour la gestion documentaire, il faut un grand sens pratique, une vision claire de l’objectif de la société pour laquelle on travaille. Personnellement, en tant qu’historienne, si j’avais dû me reposer sur ma formation, tous les documents pouvaient être importants pour l’Histoire ! Pour être opérationnelle, il a donc fallu que j’oublie cette fonction d’historienne et que je conserve un sens pratico-pratique utile pour la société. Il faut pouvoir dépasser le cadre strict de sa formation pour pouvoir répondre aux besoins de l’entreprise. 
Il faut aussi un sens aigu de la collaboration. On ne travaille pas tout seul dans son coin. Il faut collaborer avec tous les services puisque tout le monde est concerné sur le terrain. L’esprit d’équipe est important. 
La gestion documentaire entraîne un changement de culture au sein de la société. Il faut donc aussi avoir de la patience, ne pas agir en tant que gendarme qui sanctionne mais être à l’écoute des réalités et des besoins du terrain.

Quels conseils donneriez-vous à un jeune qui voudrait exercer ce métier ?

Il ne faut pas avoir peur d’apprendre sur le terrain car une formation ne permet pas de toucher à tous les aspects du métier. Il n’existe, par exemple, pas de formation d’archiviste d’entreprise. Or, on oublie souvent que chaque entreprise se doit d’avoir un système de gestion des archives cohérent. Cependant, peu importe le profil de la personne engagée pour cette fonction, elle devra partir de zéro car sa formation ne correspondra pas au milieu de l’entreprise dans laquelle elle évoluera. Il ne faut donc pas avoir peur de se former sur le tas.  

 
SIEP.be, Service d'Information sur les Études et les Professions.