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Employé·e administratif·ive

Administration & législation / Gestion administrative

Code Riasec CRI - Mise à jour 18/07/2012

Ce professionnel prend en charge les tâches administratives d'une activité ou d'un service. Il passe une partie de son temps à produire, traiter, ordonner et diffuser des documents selon des consignes claires. Concrètement, cela signifie qu'il note, retranscrit et relit des informations qui transitent par le service qui l'emploie. Ces données peuvent lui être dictées ou lui parvenir par courrier, par message électronique, par fax ou sur une bande audio. Ensuite, il imprime, photocopie et trie ces documents. Enfin, il les archive et les diffuse aux personnes intéressées. Il attribue un numéro d'ordre à chaque courrier entrant et sortant et l'inscrit dans un registre. Il établit et tient à jour les répertoires, les agendas, les horaires, les budgets et tous les dossiers nécessaires au fonctionnement du service. Il réalise des envois groupés par courrier et par mail.

Comme tout secrétaire, il est l'interface entre l'extérieur et la société qui l'emploie. Il reçoit, filtre et diffuse les communications téléphoniques. Il prend les messages et les transfère aux intéressés. Il lit et répond éventuellement aux messages électroniques. Il accueille et informe parfois le public, les clients ou les fournisseurs.

Il veille aussi au bon fonctionnement des équipements de bureau (photocopieur, fax, téléphone, affranchisseuse, relieuse, broyeur à papier, etc.) et à l'approvisionnement en encre, en papier et en matériel divers. Il est en contact avec les fournisseurs, les services comptables et d'entretien.

 

Compétences & actions

  • Maîtrise des outils bureautiques
  • Notions techniques liées à son domaine de travail (économie, gestion, comptabilité,droit, etc.)
  • Connaissance de l'entreprise
  • Connaissance approfondie de la langue maternelle
  • Connaissance de plusieurs langues

Savoir-être

  • Organisation
  • Respect des consignes
  • Facilités de contact et de communication
  • Bonne présentation
  • Respect de la confidentialité des données
  • Minutie
  • Ordre et soin
  • Rigueur
  • Capacité d'attention visuelle prolongée

Cadre professionnel

Il peut être employé par une PME, une grande entreprise, une administration ou une association. En fonction de son domaine de travail, il peut se spécialiser (droit, économie, gestion, commerce, culture, etc.) et avoir plus ou moins de responsabilités. Il a des horaires réguliers. Il passe de nombreuses heures face à un écran d'ordinateur, mais il est souvent interrompu dans son travail par des appels téléphoniques. Ses contacts avec les autres services et les visiteurs sont fréquents. Il peut acquérir des connaissances dans un domaine précis et devenir secrétaire spécialisé.

Autres appellations : Agent·e administratif·ive, Employé·e de bureau, Assistant·e bureautique.

Ce site est un site d'information belge francophone sur les métiers.

 
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