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Sous-fiche de Secrétaire

Secrétaire accueil et standard

Administration & législation / Gestion administrative

Métier en fonction critique en Région bruxelloise Métier en fonction critique en Région bruxelloise Métier en pénurie en Région germanophone Métier en pénurie en Région germanophone
Mise à jour 18/07/2012

Ce professionnel est polyvalent. Il se charge des tâches administratives mais aussi de l'accueil du public et de la réception des communications téléphoniques.

Premier contact avec l'entreprise, il en est la face visible. Il reçoit les visiteurs, les identifie, les informe, les oriente et prévient les employés de leur arrivée. Si nécessaire, il imprime des cartes ou des badges d'accès et les distribue. Il réceptionne, filtre et transmet les appels téléphoniques. Il gère la messagerie électronique de la société ou du service. Il lit, répond et transmet les messages aux intéressés. Il prépare et réalise l'envoi de mailings. Il gère le courrier entrant et sortant. Il note les allées et venues du public, les appels et les messages électroniques reçus et émis. Il garde une trace de tous les contacts de la société avec l'extérieur. Il classe ces informations dans des registres et les met à jour. Parfois, il s'occupe des commandes de matériel et des trajets à la poste ou de la commercialisation de produits. Dans ce cas, il tient la caisse et gère les stocks de marchandises.

 

Compétences & actions

  • Maîtrise des outils bureautiques
  • Connaissance de l'entreprise, de ses travailleurs et de ses activités
  • Connaissance approfondie de la langue maternelle
  • Connaissance de plusieurs langues

Savoir-être

  • Facilités de contact et de communication
  • Sens du service
  • Organisation
  • Respect des consignes
  • Bonne présentation
  • Vigilance
  • Résistance au stress
  • Adaptabilité

Cadre professionnel

Ce professionnel travaille dans le hall d'accueil d'entreprises, d'administrations, d'associations ou d'hôpitaux, seul ou en équipe. Son travail de bureau est fréquemment interrompu par des appels téléphoniques ou des demandes de visiteurs. Ses consignes et ses tâches sont clairement définies par son supérieur. Il peut être amené à travailler le soir ou le week-end. Après quelques années, il peut encadrer une équipe, être promu responsable de l'accueil ou des tâches administratives.

Autres appellations : Employé·e de bureau polyvalent·e, Hôte·sse d'accueil, Standardiste, Huissier·ère

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