Mme Brigitte Tillière,
Responsable de tournées

Responsable de tournées à l'Atelier Théâtre Jean Vilar.

Parlez-nous de votre lieu de travail…

Je travaille dans un lieu privilégié : les bureaux de l’Atelier Théâtre Jean Vilar sont situés dans une ancienne ferme brabançonne.

Créé en 1975 par Armand Delcampe, l’Atelier Théâtre Jean Vilar est un lieu de création et d’accueil, qui propose des spectacles classiques et contemporains, d'auteurs belges et étrangers. On peut y rencontrer des comédiens chevronnés, mais aussi de jeunes acteurs sortant des écoles de théâtre. Les spectacles sont principalement présentés dans trois salles : le Théâtre Jean Vilar, le Théâtre Blocry et l’Aula Magna.

L’Atelier Théâtre Jean Vilar est une petite moyenne entreprise comptant aujourd’hui 27 personnes (direction, administration, relations publiques, presse, bureau des réservations, département technique, etc.).

En quoi consiste votre fonction ? Quelles sont les différentes étapes de travail ?

Mon titre est "adjointe à la direction" et il recouvre de nombreuses casquettes, ce qui fait l’intérêt toujours renouvelé de la fonction.

Je suis responsable :

• de l’accueil des compagnies (de tous les spectacles que nous accueillons, que nous achetons) ;
• d’une partie de la logistique de nos créations (les spectacles que nous produisons nous-mêmes) ;
• de l’accueil du public (gestion des salles, organisation de réceptions, etc.) ;
• de la location de nos salles ;
• de la vente des spectacles en Belgique ;
• de l’organisation des tournées en Belgique et à l’étranger.

Concrètement, comment organisez-vous les tournées ?

Vente des spectacles :

Quand il a été décidé (par la Direction) que des spectacles que nous produisons seront proposés à la vente, je fais en début de saison un document récapitulatif avec les informations générales liées aux spectacles proposés : générique, distribution, présentation, photos, extraits de presse (si existants) mais également prix et période de décentralisation, période de présentation au siège. Ce document est adressé à tout mon fichier "acheteurs/organisateurs". Je constitue un dossier de vente plus complet par spectacle, reprenant notamment les éléments ci-dessus mais comprenant plus de matière (textes, photos, articles complets de presse, prix, période, fiche technique) que j’envoie au moment de la présentation du spectacle ou sur demande. Au moment de la présentation des spectacles, j’envoie une invitation à assister à une représentation. J’assure ensuite le suivi de l’envoi : je relance ceux qui ne me répondent pas, je téléphone, j’envoie des mails, le but étant de convaincre un maximum d’organisateurs à VOIR. C’est l’élément le plus convainquant. Je poursuis ceux qui ne l’ont pas vu pour les convaincre : la plupart de nos spectacles donnent lieu à une captation et un DVD que je transmets avec dossier complet. Je gère le calendrier de "vente" et établis les contrats de vente et assure le suivi d’exécution.

Organisation des tournées :

Lorsque le spectacle est vendu dans un lieu, j’organise et coordonne la partie pratique. Je transmets des infos (calendrier, horaires, etc.), à l’intérieur de l’entreprise et aux artistes, je coordonne le déplacement (le logement et le repas si nécessaire) de la troupe (1 à 20 personnes selon les spectacles) selon les cas, en voiture, en minibus, en train ou en avion ainsi que les horaires. En général, un défraiement repas est versé à chaque membre de la troupe, montant qui lui permet de payer son repas sur place (et par là même de choisir ce qu’il veut manger et où). Je demande cependant une collation à l’arrivée de la troupe juste avant la première représentation.

Quels sont vos "clients" ? A qui vendez- vous les spectacles ? Selon quels critères les choisissez-vous ?

Nos clients sont les organisateurs de spectacle : centres culturels, centres dramatiques, théâtres etc. Nous ne les choisissons pas à proprement parler. Nos propositions de spectacles sont envoyées à un fichier le plus large possible et ce sont plutôt les organisateurs qui choisissent selon leurs critères objectifs (dimensions de la salle, budget, disponibilité calendrier) ou subjectifs (le spectacle proposé leur plait-il ou non, conviendra-t-il à leur public, etc.).

Avez-vous des objectifs à remplir, un quota de spectacles à vendre chaque saison ?

Excepté la clause de notre "Contrat-programme" avec la Fédération Wallonie-Bruxelles qui stipule que nous devons assurer un minimum de 750 représentations durant la durée du contrat (5 ans) dont au moins 600 représentations au siège et au moins 30 représentations à l’extérieur du territoire de la Région (Flandre, étranger, etc.), il n’y a pas à proprement parler de quota de spectacles. Nous créons un certain nombre de spectacles par saison et décidons ou non de les décentraliser en fonction de leur thème, de l’accueil du public, de la disponibilité des comédiens, du calendrier de la saison suivante au siège (quand un spectacle est proposé en tournée la saison qui suit sa création, en général nous le reprenons également au siège), etc. Au départ donc, une production à amortir, un produit à vendre, mais surtout un spectacle avec lequel on souhaite toucher le public le plus vaste et le plus large. En termes de représentations, l’objectif est bien sûr de vendre un maximum de représentations, de manière à faire vivre le spectacle mais aussi à faire travailler le plus possible les artistes, de leur proposer un contrat de "reprise" significatif : si nous vendons 20 représentations, cela leur fait un contrat d’un mois. Il fut un temps où nos spectacles étaient joués plus de cent fois… Hélas, la conjoncture économique se fait également sentir dans le domaine du spectacle.

Est-ce essentiellement un travail de bureau ou vous arrive-t-il de vous déplacer (pour visiter les lieux de représentation, s'assurer du bon déroulement de la tournée, etc.) ?

C’est d’abord un travail administratif (décrit plus haut), ensuite un travail de contact : au début, quand j’ai constitué mon fichier "théorique", je me suis efforcée par la suite de rencontrer mes interlocuteurs : si un organisateur réservait une place pour visionner le spectacle proposé, j’étais présente le soir pour l’accueillir, faire sa connaissance, etc. Il est dès lors beaucoup plus aisé et efficace de collaborer dans le futur. J’ai ainsi établi des contacts personnalisés avec des "acheteurs" devenus fidèles. Et si un nouveau contact s’annonce, je recommence. En ce qui concerne la visite des lieux, elle appartient plutôt, quand elle est nécessaire, au directeur technique qui vérifie essentiellement si la représentation est techniquement possible dans le lieu, et comment : dimensions, équipements, etc. Et enfin, j’accompagne le plus souvent la tournée pour en assurer, comme vous l’évoquez, le bon déroulement, non seulement dans un souci d’accompagnement de la troupe, je suis sur place pour coordonner et pour faire face aux éventuels problèmes, répondre aux questions mais aussi pour maintenir le contact avec les organisateurs qui nous accueillent.

Quels sont les autres professionnels avec qui vous collaborez ? Quelles sont leurs missions ?

Au sein de l’entreprise :

• avec l’administrateur, pour d’éventuelles questions contractuelles lorsque j’établis le contrat de vente ;
• avec le directeur technique dont l’accord préalable est impératif ;
• avec la direction si une question essentielle se pose à laquelle administrateur, directeur technique ou moi-même ne pouvons répondre : c’est toujours la direction qui garde le pouvoir de décision ;
• avec le service relations publiques et promotion qui me fournit les éléments de communication (photos, extraits de presse, textes de présentation, affiches) nécessaires dans un premier temps à la vente du spectacle et ensuite à la promotion de celui-ci sur le lieu de décentralisation ;
• avec notre service des réservations qui assure toujours un excellent accueil aux organisateurs qui réservent leurs places pour visionner le spectacle.

A l’extérieur :

• direction et administration du lieu de décentralisation ;
• Horeca : hôtels pour l’hébergement, restaurants quand l’organisation d’un repas est  nécessaire ;
• sociétés de location de voitures ;
• sociétés d’autocars pour déplacements collectifs ;
• agences de voyages si nécessaire.

Quelles sont les principales difficultés rencontrées dans votre métier ?

Au niveau de la vente, il faut concilier les exigences du calendrier du producteur avec celles de celui de l’organisateur. Il n’est pas toujours évident d’organiser une tournée cohérente dans le temps et logique dans l’espace sur une période déterminée. Je pense que les difficultés budgétaires rencontrées par les organisateurs sont une des principales raisons évoquées lors d’un refus d’achat. Au niveau de l’organisation de tournée, il faut trouver toujours les meilleures solutions (voyages, logements, etc.).

D'après vous, quelles sont les qualités requises pour exercer ce métier ?

Aimer le théâtre (il me serait difficile de vendre ce "produit" sans l’apprécier), aimer les comédiens (cela permet de les comprendre et de les accepter tels qu’ils sont : souvent talentueux, sympathiques, parfois égocentriques, capricieux, etc.). Ces deux points génèrent l’enthousiasme de la mission. Avoir le sens du contact, des qualités commerciales, de la rigueur et de la précision. Quand j’ai commencé ce métier il y a 33 ans, mon directeur m’a dit : "L’organisation d’une tournée, c’est comme le lancement d’une fusée à la Nasa : rien, absolument rien ne doit être laissé au hasard". Je ne l’ai jamais oublié !

Quels sont les conseils que vous donneriez à une personne qui a envie de se lancer dans le milieu ?

Le conseil que je donne à toute personne intéressée : être passionnée, faire une formation pour quelque chose qui la passionne, c’est le seul moyen qui lui permettra ensuite de trouver du boulot. Et j’ose garantir cela, car quand on est passionné, on est prêt à tout, quitte à commencer au bas de l’échelle. Et je conseillerais, plus particulièrement, de se former selon les affinités : en arts du spectacle, en communication, en techniques de vente, etc. Et de ne pas considérer le milieu artistique en dilettante : c’est un milieu exigeant !