Mme Eglantine,
Chargée de relations publiques

Responsable « événements » au Stade Roi Baudouin.

Pouvez-vous nous parler brièvement de la société pour laquelle vous travaillez ?

"Prosport" est une asbl créée par la Ville de Bruxelles afin de gérer et co-gérer les événements au Stade Roi Baudouin. Elle est située dans les murs du Stade qui accueillit l'Euro 2000 et qui reçoit régulièrement les Diables Rouges ou le Mémorial Ivo Van Damme. En coordonnant les manifestations organisées dans les salons et salles de réception du Stade Roi Baudouin, "Prosport" fait de cette infrastructure un lieu privilégié de rencontres entre professionnels et grand public. On travaille également à faire du Stade Roi Baudouin un lieu permanent d'activités grâce notamment à ses salles de conférence et de séminaire, ses salles de fitness et tout prochainement, son restaurant et son musée. Par ailleurs, "Prosport", en étroite collaboration avec le Service des Sports de la Ville de Bruxelles, devient la cheville ouvrière de la promotion du sport à Bruxelles, assure la diffusion des initiatives en cette matière, participe à la gestion et à la modernisation progressive des infrastructures sportives.

Pouvez-nous nous décrire vos activités ?

Une partie de mes activités consiste à souder et entretenir les relations avec et entre les sponsors de l'asbl. Outre la prospection commerciale pour obtenir de nouveaux partenaires, nous tentons de créer un tissu relationnel entre "Prosport" et ses partenaires. Ce tissu relationnel se met en place via une communication régulière et personnalisée : nous les tenons informés des événements pour lesquels ils peuvent réserver des places "VIP", nous les invitons à participer à deux journée inter-partenaires par an et nous les mettons en contact dès que possible afin qu'ils puissent dégager entre eux des synergies et des relations professionnellement utiles.

Quelle place le service des relations publiques occupe-t-il dans l'organigramme de l'asbl ?

On ne peut parler pas en tant que tel d'un service de relations publiques car nous sommes une petite structure (5 personnes) mais qui a la chance de travailler avec un gros outil qu'est le Stade. Néanmoins, la dimension partenariat représente presque 2/5^ème de l'activité (la mienne et celle du directeur) : l'entièreté de mon temps n'est pas directement lié aux relations publiques mais toujours indirectement.

Le service RP compte-t-il beaucoup d'employés ?

Il n'y a qu'un poste dédié aux relations publiques : le mien. Mais mon directeur a également une fonction RP à remplir, à la fois un peu avec les partenaires mais surtout vis-à-vis du politique et des structures sportives. Nous n'avons pas un organigramme très hiérarchisé, on peut parler plutôt d'une structure plane avec deux niveaux seulement. Il y a tout d'abord notre directeur qui joue essentiellement un rôle de coordinateur en interne et de lien avec les pouvoirs publics et politiques (Service des Sports, Échevin des Sports et Bourgmestre) et ensuite, nous, les quatre collaborateurs : une personne pour la communication, une personne pour la location des salles, une personne pour le parcours découverte et les visites et une personne pour le sponsoring et les événements.

Combien de langues parlez-vous ? Lesquelles ? A quelle fréquence les utilisez-vous ?

Le français est ma langue maternelle mais j'utilise aussi fréquemment l'anglais et le néerlandais.

Où et comment vous êtes-vous formé dans les langues ?

En secondaires, j'ai toujours pris un maximum d'heures de langues. Ensuite j'ai tenté d'affiner mon niveau via initiatives personnelles : stages de langues et une seconde rhéto à Hasselt. J'ai également pris des cours privés d'anglais et ensuite des cours de néerlandais m'ont été offerts par le boulot.

Pouvez-vous nous décrire une journée-type ?

Non car mes journées ne se ressemblent jamais et dépendent fortement des événements : la saison d'été est généralement beaucoup plus chargée en événements donc mes journées consistent à mettre tout en place pour l'organisation des "VIP", pour nos partenaires lors de ces événements : planning, communication et réservation des partenaires, réservation des places auprès des organisateurs, création des invitations, autorisation police pour les navettes, réservation de personnels chez les agences d'intérim (hôtesses, stewards), coordination de l'événement le jour-J et rôle relationnel durant l'événement. Ensuite, on effectue un bilan financier et plusieurs débriefings. L'organisation est fixée en fonction des circonstances, du type d'événements et est parsemée d'imprévus. De plus, généralement plusieurs événements sont en cours à des stades d'organisation différents. La période plus calme d'hiver se concentre sur l'administratif, la mise en place des supports de communication, la prospection commerciale, les bilans sur l'état des partenariat et plus une fonction relationnelle vis-à-vis des partenaires.

Quels sont les aspects positifs de votre profession ?

L'autonomie, les responsabilités et la variété du travail. Il n'y a jamais de routine. Je citerais aussi la richesse des contacts, sans oublier l'outil et le cadre de travail qui est "mythique" : le Stade Roi Baudouin.

Quels sont les aspects négatifs de votre profession ?

Le salaire n'est pas en rapport avec l'investissement personnel. Il s'agit aussi d'un métier stressant, exigeant une grande flexibilité horaire (heures supplémentaires, travail en soirée et parfois le week-end).

Quelles qualités doit avoir un chargé de relations publiques ?

Il doit être disponible et efficace, être très organisé et doit avoir un sens du contact très développé. Mais attention : ce n'est pas parce qu'on est dans espace "VIP" et qu'on développe des relations amicales avec des gens qu'on doit oublier l'aspect professionnel ! Il doit aussi pouvoir tout mémoriser, assurer le suivi qu'il faut quand il le faut. Dans l'organisation d'événements, la moindre erreur peut devenir catastrophique. Il ne faut pas négliger l'aspect administratif et être très sérieux dans la gestion car un contact est vite perdu ! Les gens ont parfois l'impression que le contexte "ludique" transforme le travail en amusement ! C'est une erreur : il faut au contraire gérer l'aspect professionnel tout en étant dans un contexte de détente : les gens sont d'autant plus exigeants !