Mme Marie,
Documentaliste dans un cabinet d'avocat

Pouvez-vous nous décrire la structure de votre cabinet d'avocat ?

Je travaille au sein du bureau bruxellois "Jones Day", un cabinet d'avocat qui a été créé en 1893 à Cleveland aux États-Unis. Il compte en tout plus de 2200 avocats travaillant dans ses 29 bureaux. C'est l'un des cabinets d'avocats les plus importants au monde et dont l'implantation géographique est la plus diversifiée.

"Jones Day" assiste et représente énormément d'entreprises ainsi qu'une grande variété d'entités telles que des sociétés non cotées, des institutions financières, des sociétés d'investissement, des industriels de la santé, des distributeurs, des fondations, des institutions académiques ainsi que des particuliers.

A Bruxelles, on y retrouve 31 avocats, 3 informaticiens, 1 comptable, 13 secrétaires, 2 réceptionnistes, 1 responsable fournitures et 2 documentalistes, dont moi.

En quoi consiste votre travail votre travail de documentaliste ?

J'assure le bon fonctionnement de la bibliothèque. En gros je dois :

• effectuer la circulation des périodiques, vérifier les collections ;
• mettre à jour les collections de base ;
• commander les ouvrages et assurer le suivi des commandes (tous supports)  ;
• Scanner les tables des matières et les envoyer aux demandeurs ;
• Ranger les bibliothèques ;
• Commander des articles précis ;
• …

Quel est l'utilité d'un documentaliste dans un cabinet d'avocat ?

Il assure le flux d'information et maintient une bibliothèque à jour.

Pratiquez-vous les langues dans l'exercice de votre métier ?

Je pratique l'anglais qui est la langue véhiculaire de la société, ainsi que le néerlandais. J'ai en effet de nombreux collègues néerlandophones.

Quels sont les outils que vous utilisez pour réaliser votre travail ?

Une base de données spécifique à une bibliothèque, ainsi que Lotus et Windows.

Quelles sont les qualités que doit avoir un bon documentaliste ?

Elles sont nombreuses :

• être très bien organisé ;
• ne pas céder aux pressions ;
• être patient et diplomate ;
• avoir une certaine détermination lors des recherches ;
• savoir poser les bonnes questions aux demandeurs afin de trouver la bonne information ;
• etc.

Quels sont les avantages de votre profession ?

On ne sait jamais comment va se dérouler la journée, les tâches pouvant être fort diversifiées. Le métier est aussi basé sur les contacts et les relations humaines.

Quel aspect vous déplaît dans votre métier ?

Le fait de ne pas pouvoir satisfaire immédiatement le demandeur. En effet, bien souvent, le délai entre la commande et la réception est très long. Parfois, il peut aussi arriver que l'on ne le satisfasse pas complètement, que l'information ne soit pas suffisamment pertinente.

Pouvez-nous nous décrire une journée-type ?

Très difficile. Je peux toutefois dire que je commence généralement par traiter le courrier (mails, journaux, périodiques, livres, etc.). Je dois, dans le cas de la documentation récoltée, en assurer l'encodage. Ensuite je m'occupe des commandes. J'en réceptionne mais j'en envoie aussi. J'avise les avocats d'une acquisition pour la bibliothèque, je vérifie les factures, je range les ouvrage à leur place désignée, …