Mme Myriam, Mme Michèle et Mme Christel,
Secrétaires médicales

Secrétaires médicales de l’équipe de dactylographie de médecine du Centre hospitalier universitaire Brugmann.

En quoi consiste votre activité au quotidien ?

Nous faisons le tour de toutes les "spécialités" de l’hôpital pour récupérer les dossiers dictés par les médecins. Il s’agit de formats audio ou de textes déjà tapés. Nous recherchons aussi les rapports médicaux sur ordinateur. Nous nous chargeons ensuite de la retranscription, de la correction orthographique et de la mise en page. Une fois ce travail effectué, nous faisons un nouveau tour pour redistribuer les dossiers et récolter les supports et les documents suivants.

Nous encodons tout dans une base de données, ce qui nous permet ensuite d’obtenir des statistiques. Nous précisons la nature des rapports (consultation, hospitalisation, acte médico-technique, etc.), la date, le nom du patient et du médecin, ainsi que notre nom et la date de retranscription. Lorsqu’un rapport médical est clôturé, il repart chez le médecin, puis au service des archives. Nous passons la plupart de notre temps assises à notre bureau. Nous sommes en contact avec les médecins, les autres secrétaires, et, parfois, des patients ou des visiteurs que nous renseignons. Une de nous est responsable. Elle assiste à des réunions dans le but d’améliorer le fonctionnement du service.

Quelles sont les qualités nécessaires pour exercer votre profession ?

Avant tout, il faut connaître les termes médicaux et avoir une excellente orthographe. Les cassettes que nous recevons ne sont pas toujours claires ! Il faut aussi avoir de l’ordre, être organisé et très rapide. Il est important de s’entendre avec tout le monde, d’avoir l’esprit d’équipe.

Quels sont les avantages et inconvénients de votre métier ?

Avantage(s) : nous avons choisi ce travail. Nous avons choisi d’être secrétaires médicales, mais aussi de travailler dans l’équipe de dactylographie. Il s’agit d’une nouvelle organisation du travail à l’Hôpital Brugmann. D’autres secrétaires médicales travaillent pour un médecin ou pour un service. Il s’agit des secrétaires "clinique". Elles n’effectuent pas les mêmes tâches que nous. Elles sont plus en contact avec le public et les médecins, elles organisent les plannings, les tours de garde, les réunions et les séminaires, elles s’occupent du courrier. Nous, les secrétaires "médecine", nous ne sommes pas embêtées, c’est bien plus tranquille ! Nous aimons 'taper'. Comme nous nous chargeons des documents de tous les services de l’hôpital, nous devons nous y connaître dans toutes les spécialités. Nous avons la possibilité d’apprendre en permanence. De plus, il suffit qu’une de nous soit là pour que le service tourne. Nous pouvons choisir nos horaires, nos congés, à condition de nous arranger entre nous ! Les autres secrétaires médicales sont tributaires du médecin, elles ont moins d’autonomie dans leur travail et leurs horaires sont moins souples. 

Quel est l’horaire de travail ?

Nous prestons 30h ou 32h par semaine. Nos horaires sont réguliers. Nous les avons choisis en fonction de nos obligations familiales. Nous nous arrangeons entre nous, tant que le service tourne, cela ne pose pas de problème.

Quelles études avez-vous suivies pour accéder à votre profession ?

Nous avons toutes un bachelier d'assistante de direction. Cependant, il y a trente ans, le certificat d’études secondaires inférieures suffisait pour être engagé. Beaucoup d’entre nous se sont formées sur le terrain. Comme il est difficile de trouver des travailleurs qualifiés dans ce domaine, il arrive que l’hôpital engage encore des personnes qui ont suivi une formation courte dans le domaine.

Quel a été votre parcours professionnel ?

Une de nous a travaillé en province dans une polyclinique pendant 18 ans. Elle faisait tout : concierge, porteuse de liquidités à la banque, chargée de l’accueil, secrétaire (courrier, documents administratifs, facturation). C’était varié !
Une autre a travaillé à l’Institut Bordet avant de venir à l’hôpital Brugmann, mais il s’agit du même réseau, donc le travail est comparable. Quant à la troisième, c’est sa première expérience professionnelle.

Pourquoi avez-vous choisi ce métier ?

Nous étions attirées par le monde médical. Nous avons choisi ce métier pour le côté humain. Du moins, nous pensions que le secteur médical offrait un aspect plus humain que le monde de l’entreprise. Cependant, ce n’est pas vraiment le cas. Les médecins sont des patrons comme les autres ! Ils ne sont ni plus psychologues ni plus conciliants avec leur personnel que n’importe quel autre employeur. Lorsque nous tombons malades, c’est la fin du monde ! Nous aimons la dimension scientifique. Cela nous intéresse plus que le secrétariat administratif ou commercial pur et dur. De plus, la formation était rapide, puisque le graduat ne durait que deux ans à l’époque (actuellement, 3 ans).

Que diriez-vous à une personne qui souhaite se lancer dans cette voie ?

C’est un beau métier !