Mr Pascale De Boeck,
Secrétaire comptable

Fonctionnaire en qualité d’assistante comptable auprès de l’Etat Belge, zone de police Uccle.

En quoi consiste votre activité au quotidien ?

Je suis chargée de différentes tâches. Une part de mon travail concerne le traitement des factures. Je vérifie la certification par le fournisseur et l’adresse de facturation. Lorsqu’un contrat existe, je contrôle la correspondance de la facture à ce dernier, les tarifs et les indexations en fonction des nouveaux indices. Pour les véhicules, je vérifie l’appartenance au parc de la zone et les tarifs d’entretien à appliquer en fonction du kilométrage.

Pour les factures concernant un marché public, je m’assure de la présence des documents annexes au bon de commande. Je contrôle aussi la correspondance du bon de commande et de la facture (nature des articles, quantité, prix unitaire, codes TVA, dates d’engagement et de facturation). J’annexe le bon de commande correspondant à la facture, j’appose le cachet permettant son encodage et j’ajoute le numéro d’engagement.

Je traite aussi les bons d’engagement, c’est-à-dire que je les complète et que je vérifie les dates, les articles budgétaires et la présence des signatures du chef de service. Ces documents sont encodés dans le logiciel comptable. Il faut alors en vérifier l’ordonnancement et préparer les mandats pour le Collège. Lorsque le budget n’est pas encore approuvé, je prépare des mandats provisoires. Je prépare la clôture de l’exercice comptable : je dresse un récapitulatif des bons ouverts selon les données du logiciel comptable et des fardes de bons d’engagement. Je classe les bons clôturés ou supprimés dans la farde adéquate.

Je prépare les présentations du projet de budget et du budget. J’encode les données reçues dans les tableaux récapitulatifs ad hoc et je prévois différents documents en français et néerlandais. Je traduis les différents libellés pour les descriptions des différents articles ou investissements faits ou à faire. Je vérifie les correspondances entre toutes les données reçues et mises sur les documents. Je fais le nombre de copies nécessaires. Je traite les rappels fournisseurs. Je les réceptionne, je vérifie la facture concernée et son suivi dans le logiciel comptable. Je suis les paiements des demandes de remboursement des frais du Service Incendie et Aide Médicale Urgente auprès des trois Communes ainsi que les demandes de remboursement des frais d’honoraires de médecins. Je tiens à jour les tableaux récapitulatifs Excel reprenant l’état des déclarations de créances et des demandes de remboursement envoyées et de leurs paiements. Je prépare les justificatifs des subsides pour le service public fédéral intérieur. Je dresse un tableau récapitulatif des divers postes prévus et de toutes les factures payées. Je copie au fur et à mesure les factures, leurs bons et annexes, les mandats, les avis de débit et les extraits de compte. Sur demande, je recherche des fournisseurs, des informations sur ceux-ci, des données dans le logiciel comptable, des documents dans les classeurs de mandats. Je rédige et je classe aussi différents documents.

Quelles sont les qualités nécessaires pour exercer votre profession ?

Ce métier exige de l’exactitude, de la patience et de la discrétion.

Quels sont les avantages et inconvénients de votre métier ?

Avantage(s) : ce poste offre une sécurité d’emploi, un avancement barémique automatique, des possibilités de formation continue et d’évolution interne. Même si la charge de travail est conséquente, il n’y a pas la même pression que dans le privé. J’ai des facilités : mes horaires sont flottants, je peux prester un 4/5ème de temps ou une semaine volontaire de quatre jours. 

Inconvénient(s) : les revenus sont calculés en fonction du diplôme et ne sont pas négociables. Il n’y a pas de récompense ou de reconnaissance pécuniaire pour un travail bien fait. De plus, le pécule de vacance et le treizième mois existent, mais sont nettement moins importants que dans le privé. Enfin, les procédures administratives sont très rigides, tout est très hiérarchisé et très lent.

Quel est l’horaire de travail ?

J’ai un horaire flottant. Je preste 7h36 par jour. Je commence entre 7h et 9h et j’ai une pause de midi de 30 minutes au moins.

Quelles études avez-vous suivies pour accéder à votre profession ?

J’ai terminé des secondaires supérieures (CESS).

Quel a été votre parcours professionnel ?

Mes expériences précédentes n’étaient pas liées à mon poste actuel. J’ai travaillé dans l’Horeca, mais je n’y trouvais ni sécurité d’emploi ni horaires compatibles avec une vie de famille.

Pourquoi avez-vous choisi ce métier ?

J’ai choisi ce poste pour la sécurité d’emploi et la possibilité d’allier vie professionnelle et familiale.