Manager d'événements sportifs

Personnage-clé dans le monde du sport, le manager d'événements sportifs est responsable de la mise en place et du bon déroulement d'une manifestation (compétition, tournoi, gala, exhibition, etc.). Ses compétences sont forcément différentes selon la nature de l'organisation (internationale, nationale, régionale, locale) et sa forme (compétition, spectacle, démonstration).

L’événementiel, que ce soit dans le sport ou dans un autre domaine, demande de la créativité mais ne laisse pas la place à l'improvisation. Il fait appel à des ressources humaines, techniques, matérielles et financières selon un contexte précis et doit répondre à l'objectif que l'on s'est fixé. Le manager d'événements sportifs a pour rôle de veiller au bon déroulement, d'arbitrer les décisions et de représenter officiellement le projet. Il fixe les modalités, s'occupe de trouver des partenaires, de la promotion ou encore de l'administratif. Il donne son temps sans compter, surtout à proximité de la date de l'événement. Dans des grosses structures, il assure la direction d'une équipe. Il a la responsabilité de l'événement et, en cas d'incident, en assure la responsabilité.

Etude du projet

La première phase de l'organisation d'un événement sportif consiste à réfléchir à ce que sera cette manifestation afin de prévoir tout ce qui devra être mis en oeuvre pour l'organiser au mieux. Au préalable, le manager d'événements sportifs va s'assurer des attentes et des motivations du public ciblé et éventuellement développer des concepts nouveaux. Cette tâche peut notamment se réaliser via une étude marketing. Il est aussi impératif d'évaluer les dépenses nécessaires pour la réalisation des tâches. Ces dépenses, il les verra sous différents angles : l'administratif, le personnel, la restauration, l'hébergement, le contrôle, le gardiennage, la location de matériel, la location d'infrastructure, les opérations V.I.P., les animations, les assurances, les impôts, etc. Bien évidemment, il envisagera aussi les recettes. Celles-ci peuvent provenir de différentes sources : les subventions, la billetterie, le sponsoring, les stands commerciaux, la buvette, etc. Une grosse partie de son travail consiste justement à chercher différents moyens pour grossir ces recettes.

Programme d'action

Une fois tous ces éléments évalués, le manager d'événements sportifs pourra proposer et présenter son projet aux responsables de l'entreprise pour laquelle il travaille et/ou aux partenaires. Il veillera aussi au recrutement des futurs collaborateurs (employés ou bénévoles) si l'ampleur de l'événement le nécessite et enfin assurera la mise en place d'un programme d'action.

Ce programme d'action va d'abord consister à définir la date (à moins qu'elle ne soit imposée par une tierce personne, à savoir l'athlète, son agent, les pouvoirs publics, etc.). Ce choix de la date est très important puisque cela peut considérablement influer sur l'éventuel succès de la manifestation. Il faut donc s'assurer qu'il n'y ait pas d'autres événements similaires qui se déroulent simultanément et vérifier l'adéquation de l'événement à la disponibilité du public et des sportifs. De même, il est important de choisir un lieu qui répond totalement aux objectifs et à la forme de la manifestation, mais également du public ciblé.

S'entourer de professionnels

Dans son travail, le manager peut, s'il en a les moyens, mettre en place une cellule capable de gérer tout le côté administratif. Cette cellule doit être parfaitement au courant des modalités de la compétition puisque c'est elle qui régira les réservations hôtelières si besoin est, mais aussi tout ce qui est renseignements concernant la manifestation.

Le manager peut ainsi s'entourer d'une « commission sportive » à qui vont être confiées les tâches de gestion des participants, tant au niveau de l'inscription que durant la manifestation. Dès les premières phases de préparation, cette structure va devoir se projeter dans l'avenir de façon à accueillir au mieux tous les sportifs et les personnes « satellites » (officiels, service médical, service technique, transport, restauration, etc.).

Une fonction très importante, avant, pendant et après l’événement, est la communication avec les médias, les partenaires et les institutions.

La sécurité

La sécurité est un point à ne négliger sous aucun prétexte. Cela concerne aussi bien les spectateurs que tous les membres du « staff » (officiels, bénévoles, équipe technique, etc.). Pour ce faire, il paraît essentiel d'être au courant des dernières lois en la matière, ainsi que de la réglementation. Comme c'est un domaine en perpétuelle mutation, l'organisateur doit vérifier qu'il est bien en conformité avec les derniers arrêtés. Durant la compétition, le manager va prévoir les infrastructures nécessaires : accueil des athlètes, des officiels, vestiaires, stade d'échauffement, point d'eau, etc. Mais aussi veiller au respect des règlements mis en place par la fédération.

Bilan de l’événement

Après l'événement, il devra procéder à l'évaluation en y associant tous les acteurs concernés. Cela lui permettra de savoir si le ou les objectif(s) poursuivis ont été atteints et dans quelle mesure et, en fonction de cette analyse, décider de maintenir l'opération l'année suivante, de la modifier ou de la supprimer. Cela lui permettra également de d'améliorer et faciliter le processus opérationnel en cas de reconduction de l'événement. Le bilan de l'événement sera effectué en tenant compte des objectifs qui avaient été fixés initialement.