Sous-fiche de Organisateur·rice d'événements

Organisateur·rice de festival de cinéma

Mise à jour 06/09/2013

Par souci de lisibilité, nous avons pris le parti de ne pas écrire le féminin et le masculin du métier dans ce texte. Seul le titre est inclusif.

L’organisation d’un festival de cinéma demande une connaissance, une gestion et une coordination imparable de divers aspects administratifs, communicationnels ou encore logistiques. En fonction de la taille de la structure et de l’importance de l’événement, l’organisateur de festival assumera l’ensemble ou une partie de ces fonctions de coordination.

Tout d’abord, les différentes équipes commencent par établir un budget, trouver des partenaires privés ou publics, des sponsors afin de récolter les fonds nécessaires à la mise en place du projet.

Vient ensuite l'étape de programmation: le choix des films se fait alors qu'ils ne sont parfois pas terminés. Il faut prendre contact avec les distributeurs, les producteurs. Les acteurs, réalisateurs, scénaristes des films présentés sont, quant à eux, invités à venir défendre leur film ou l'un ou l'autre aspect de leur travail.

L'intendance représente un poste non négligeable: nourrir et loger les invités, les différents participants (jurys, conférenciers, etc.) demande une organisation rigoureuse et un budget conséquent.

La promotion du festival doit se mettre en route quelques temps avant l'événement: affiches, listes des invités, dossiers sur les films présentés, photos doivent être proposés suffisamment tôt aux journalistes pour qu’ils puissent diffuser les informations dans les médias.

Alors que le rythme de travail s'est accéléré progressivement au fil de la préparation de l'événement, les tâches de l’organisateur pendant le festival relèvent presque d’une disponibilité 24h sur 24.

L'accueil des bénévoles, des invités, des journalistes, du public, l'organisation des réceptions officielles, l'acheminement des bobines, les conférences de presse et les soirées d'après projection ont vite rempli une journée ou une semaine. Les responsables des différents postes sont sur le qui-vive et doivent parer à tout imprévu.

Quand toute l'effervescence est retombée, il faut renvoyer les films, payer les factures, faire le bilan des activités, de la fréquentation du public et des différents partenariats. Et se préparer pour l’année suivante.

« Il faut essayer d’innover, de donner envie aux gens de s’intéresser car le but est de proposer un événement ouvert vers tous les publics, de faire quelque chose d’accessible à tout le monde, de démocratique. »

Mr Maxime Dieu, Programmateur d'un festival de cinéma Lire l'interview

Compétences & actions

Posséder une très bonne connaissance de l’actualité cinématographique
Avoir une connaissance globale des différents postes (sécurité, billetterie, communication, accueil, etc.)
Chercher des subsides, gérer un budget
Réaliser et respecter un planning
Posséder un bon carnet d’adresses, un réseau de professionnels
Gérer les contacts avec les pouvoirs publics, les fournisseurs, la presse
Négocier les contrats
Encadrer une équipe

Savoir-être

Créativité
Sens du contact
Leadership
Sens de l’organisation
Débrouillardise
Persévérance
Polyvalence
Curiosité
Dynamisme
Disponibilité
Capacité d’adaptation, à faire face à l’imprévu
Résistance au stress

Cadre professionnel

Dans les grosses structures organisant des festivals de grande ampleur, l’organisateur est souvent entouré d’une équipe au sein de laquelle il peut répartir les différentes tâches à effectuer. Dans les plus petites structures, il devra par contre porter plusieurs casquettes. Le métier s’exerce en bureau et sur le terrain et implique des déplacements fréquents, de nombreuses rencontres, ainsi que des horaires irréguliers (en soirée, le week-end notamment).