Documentaliste dans le secteur bancaire

Quelles sont les activités de votre service de documentation ?

Notre service de documentation collecte les informations pour tout le groupe financier. Aussi bien pour le siège central que pour les filiales, aussi bien pour la Belgique que pour l'étranger.

On réalise la collecte des informations internes à la banque, on achète également celles-ci à l'extérieur. On crée une base de données économique et financière spécialisée sur la Belgique dans son cadre national mais aussi dans une perspective européenne et internationale afin de répondre aux demandes du personnel de la banque, des clients externes et des étudiants.

Nous analysons donc les sociétés belges mais aussi les entreprises internationales, surtout les sociétés avec lesquelles la banque possède un lien.

Comment cela se traduit-il dans le quotidien ?

Les documentalistes commencent leur journée en dépouillant les journaux afin de constituer une revue de presse cernant l'actualité brûlante, les activités des concurrents ... A côté des 25 quotidiens, nous dépouillons plus de 1800 périodiques et revues professionnelles, la législation via le Moniteur belge. Il faut synthétiser ces informations afin de les diffuser très rapidement dans l'institution sous forme de « flash ». Ces données serviront également à alimenter la base de données. Cette activité occupe une grande partie de la matinée.

Le restant de la journée, nous répondons aux questions des usagers de nos service à un rythme assez élevé : plus de 30 000 par an. Celles-ci vont dans toutes les directions : la santé d'une société, une prospective sur un secteur, des indications sur un partenaire potentiel, des renseignements sur une personne, sur l'existence de brevets ...

Nous produisons également des monographies et synthèses sur certains sujets, notamment un mensuel sur l'Euro, un autre sur la vie de l'entreprise ...

Quels sont les outils que vous utilisez pour réaliser votre travail ?

Pour la revue de presse, nous dépouillons les journaux. Pour cela, il faut essentiellement s'équiper d'un pot de colle et d'une paire de ciseaux. Pour le reste nous manipulons des bases de données, des serveurs internationaux, des CD-Rom, nous naviguons sur Internet ...

Ceci dit, il est surtout très important de posséder un excellent réseau de connaissances internes et externes. Le contact avec les gens est primordial.

Quelle est l'utilité d'un tel service pour une banque ?

Au début des années nonante, chaque membre de l'entreprise collectait ses informations qu'il gardait dans les tiroirs de son bureau. Notre rôle est donc de collecter toutes ces informations pour les agencer, leur donner une structure cohérente. Au début, il a fallu convaincre, mais aujourd'hui, tout le monde est persuadé de l'utilité de notre service. Tout le monde fait appel à nous. Face à l'explosion des moyens de communication et de l'information, notre rôle de rationalisation de l'information est très important. Il faut quelqu'hn qui sache où aller trouver tel type d'information, qui puisse juger de sa validité de manière rapide et efficace.

Commercialement, notre service est également très important : il fait partie des avantages que nos commerciaux peuvent offrir aux clients. Nous leur offrons des conseils, des informations pointues ...

L'esprit de synthèse est donc une caractéristique du documentaliste ?

Bien évidemment, mais ce n'est qu'une qualité parmi d'autres. La mémoire est, par exemple, très importante afin de se souvenir que telle information se trouve à tel endroit. Nous réalisons une espèce de classement cérébral permanent. Il faut connaître un peu de tout.

L'aspect relations publiques est également très important. Documentaliste est un métier de service, l'aspect relationnel est donc très important. Il ne faut pas voir le documentaliste comme une personne fermée qui travaille dans son coin. C'est une vision tout à fait fausse.

Nous devons pouvoir rapidement nous adapter à toutes les situations. Chaque question nous plonge dans un univers très différent.

Il faut aussi vouloir apprendre tout le temps, sinon on est vite bloqué dans son travail. Tout change rapidement. Non seulement il y a l'aspect technique (il faut donc posséder un à priori positif envers les nouvelles technologies), mais aussi la nature même de l'information, qui évolue en permanence. Le monde économique en soi change tout le temps.

Un autre atout est une bonne connaissance des langues. Au minimum le néerlandais, le français et l'anglais. Aussi l'allemand ?

Il faut pouvoir travailler en équipe. Ici, par exemple, nous sommes 25 personnes à travailler dans le même local. Impossible d'être documentaliste sans ses collègues et sans les documentalistes extérieurs : il y a plus dans plusieurs têtes que dans une seule. Heureusement, il existe un très bon esprit entre personnes de la profession : on parle et on discute tout le temps. C'est un métier qui se base sur la collaboration et non sur la concurrence. Une sorte de corporation ...

Il faut, en contrepartie, être débrouillard, avoir le sens de l'initiative. Mais la qualité principale du documentaliste est avant tout de posséder un esprit ouvert.

Quels sont les plaisirs du métier ?

C'est un peu le plaisir de l'enquêteur, du policier qui cherche ... On relève chaque fois des défis. On a donc la satisfaction d'avoir trouvé la bonne information, d'avoir résolu le problème. Plus la question est difficile, plus on a de plaisir. Et puis, on apprend tous les jours, on ne nous pose jamais deux fois la même question. De plus, l'aspect relationnel est une source de grand plaisir, on travaille pour rendre service à des gens. Le feed-back est important, il provient chaque fois de gens différents. On fait de tout, pour tout le monde.

Quels sont les aspects plus difficiles ?

La charge de travail est très importante. A chaque nouveau client de la banque, à chaque fusion au sein du groupe, notre charge de travail s'accroît. Le rythme de travail est donc une source de stress quotidien. Ceci dit, pour ma part, cela me stimule également. Mais il faut bien avouer que ce n'est pas facile à assumer tous les jours. Nous avons, parfois, bien besoin de nos jours de congé. Heureusement, nous possédons une excellente ambiance d'équipe, tout le monde se soutient. C'est la clé de la réussite.

Peut-on faire ce travail pendant de longues années ?

Bien sûr. Certaines personnes, dans notre service, le pratiquent depuis plus de 25 ans. Moi-même, j'ai toujours dit que quand je n'apprendrais plus rien, j'arrêterais. Mais vu la nature du travail, qui est de rechercher continuellement la nouveauté des informations, vu l'évolution technologique rapide, je ne vois pas comment cela serait possible. Je passe d'ailleurs une grande partie de mon temps à préparer le changement au sein du service ...

 
SIEP.be, Service d'Information sur les Études et les Professions.