Greffier·ère

Cette fonction importante est relativement méconnue du grand public. Elle est même très souvent mal comprise et interprétée par ceux qui la connaissent.

En effet, le greffier est bien plus qu'un simple secrétaire du juge. Il est à la fois membre de l'ordre judiciaire, fonctionnaire public, officier ministériel, comptable du trésor, maître officiel du greffe, et conservateur public. La plupart du temps, on connaît le greffier uniquement dans sa tâche la plus spectaculaire : lorsque, revêtu de sa toge, il assiste le juge à l'audience publique.
C'est, cependant, loin d'être sa seule tâche. Il est le collaborateur direct du magistrat, au pénal et au civil. Gestionnaire et témoin des procédures judiciaires, sa présence est obligatoire lors des procès. Aux côtés du juge qui dit le droit, le greffier le retranscrit par écrit et garantit l'authenticité des décisions du juge. Il enregistre les demandes des plaignants, notifie les jugements aux intéressés et conserve les traces des actes et jugements pour en donner copie.

Le greffier est un fonctionnaire public investi d'une double mission. Il exerce les tâches de greffe et assiste le juge dans tous les actes de son ministère. Il est, «le troisième élément dans l'administration de la justice», les deux premiers étant, le juge et le magistrat du ministère public.

Les greffiers sont nommés par le Roi. Ils exercent une fonction judiciaire et appartiennent à l'ordre judiciaire.

Au sein du greffe, le greffier exerce des tâches de greffe au sens strict : il en assure l'accès au public et en tient la comptabilité. Il passe les actes dont il est chargé, garde les minutes, les registres et tous les actes afférents à la juridiction à laquelle il est affecté et délivre les expéditions, extraits ou copies.

Il conserve la documentation législative, jurisprudentielle et doctrinale à l'usage des juges. Le greffier assure aussi la conservation des valeurs, documents et objets déposés au greffe en vertu de la loi. Enfin, il tient le répertoire des actes du juge et le répertoire des actes du greffe conformément aux arrêtés royaux.

Le greffier assiste le juge en tant que greffier dans des affaires civiles ainsi que dans des affaires pénales. Il en dresse le procès-verbal et authentifie. Le greffier prépare les tâches du juge. Il élabore les dossiers de la procédure et veille, dans le cadre de ses compétences, au respect des règles y relatives. Le greffier en chef est un greffier. Il dirige le greffe et distribue les tâches de greffe et les tâches administratives et désigne les greffiers qui assistent les juges. Le greffier en chef est responsable des objets sous sa garde ou sa surveillance et est responsable des documents déposés envers les parties. Le personnel du greffe d'une cour ou d'un tribunal assume des tâches administratives.