Sous-fiche de Organisateur·rice d'événements

Organisateur·rice d'événements culturels

Communication / Accueil & Relations Publiques
Culture / Organisation et encadrement

Mise à jour 18/07/2013

Par souci de lisibilité, nous avons pris le parti de ne pas écrire le féminin et le masculin du métier dans ce texte. Seul le titre est inclusif.

L’organisateur d’événements culturels assure la mise en place et la diffusion d’un événement (concert, festival, ballet, exposition, etc.) local, national ou international. En tant que responsable, il coordonne tous les aspects de l’organisation : technique, logistique, communication, accueil, finances… Ses fonctions varient généralement selon la taille de la structure et l’ampleur de l’événement organisé. Il peut donc être amené à définir un budget et chercher des financements, participer à la programmation et au choix des artistes mais aussi recruter et former le personnel. Il établit ainsi les contacts pour chaque poste, selon les besoins (techniciens, staff…), négocie les contrats, tout en veillant à respecter le budget et la ligne directrice de l’événement. Il gère aussi l’accueil des artistes et règle les aspects techniques liés au bon fonctionnement de l’événement tels que les transports, l’éclairage, la sonorisation, la sécurité, la billetterie, etc. Enfin, l’organisateur peut également se charger lui-même de l’aspect promotionnel et des relations avec la presse.

L’organisation d’un événement est un travail d’équipe. L’organisateur doit donc veiller à ce qu’aucun poste ne soit négligé. En tant que personne de référence, il se base sur une organisation sans faille et établit un planning précis et détaillé. Quel que soit l’événement qu’il organise, il doit aussi bien connaître le public auquel il s’adresse et les réglementations en vigueur. Présent sur tous les fronts, sa bonne connaissance de tous les aspects de l’organisation lui permettra de faire face aux imprévus.

« Je gère le rassemblement de toutes les forces, de toutes les capacités, de toutes les énergies pour faire en sorte que cela fonctionne. »

Mr Jean-Yves Laffineur, Directeur et programmateur d'un festival Lire l'interview

Compétences & actions

Posséder une très bonne connaissance de l’actualité culturelle du moment
Maîtriser les éléments techniques et logistiques (éclairage, sonorisation, sécurité, billetterie, etc.)
Concevoir un planning et gérer un budget
Chercher des subsides
Etablir le programme de l’événement
Choisir un lieu adéquat et l’aménager
Posséder un bon carnet d’adresses, un réseau de professionnels
Gérer les contacts avec les pouvoirs publics
Négocier les contrats
Posséder de bonnes capacités rédactionnelles
Encadrer une équipe

Savoir-être

Sens du contact
Leadership
Sens de l’organisation
Débrouillardise
Persévérance
Polyvalence
Curiosité
Créativité
Dynamisme
Disponibilité
Capacité d’adaptation, à faire face à l’imprévu
Résistance au stress

Cadre professionnel

Dans les grosses structures et dans le cadre d’événements de grande ampleur, l’organisateur d’événements est souvent entouré d’une équipe au sein de laquelle il peut répartir les différentes tâches à effectuer. Dans les plus petites structures, il devra par contre porter plusieurs casquettes.

Le métier s’exerce en bureau et sur le terrain et implique des déplacements fréquents, de nombreuses rencontres, ainsi que des horaires irréguliers (en soirée, le week-end notamment).

Ce professionnel exercera son métier en tant qu’indépendant, ou salarié, au sein d’asbl, boîtes d’événementiel, agences spécialisées, etc.