Les tâches d'un secrétaire scolaire sont globalement les mêmes que celles d'un secrétaire dans un autre milieu de travail :

  • saisie et présentation des documents (lettres, rapports, etc.)
  • enregistrer et saisir les informations nécessaires au service à l'aide de l'outil informatique et les classer
  • recevoir, orienter, transmettre les communications téléphoniques
  • prendre connaissance du courrier et assurer sa diffusion
  • contribuer à l'organisation des réunions (location de salles, prise de notes en sténo ou écriture classique, etc.)
  • assurer la gestion du temps (agenda, déplacements, réunions, réservations, etc.)
  • utiliser des logiciels informatiques

A la différence des autres secrétaires, ils doivent toutefois connaître la législation et l'administration scolaire : l'organisation et le subventionnement de l'enseignement, l'administration des dossiers élèves, des dossiers professeurs, des documents à faire parvenir à l'administration, l'utilisation de logiciels, etc.

 

Compétences & actions

Qualités requises

Le secrétaire scolaire doit avoir beaucoup de rigueur et d'organisation : il doit anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier. Il doit aussi avoir un esprit de synthèse et de discernement qui lui permettra de déceler les tâches urgentes et les tâches secondaires. Il lui sera aussi nécessaire d'avoir une grande faculté d'adaptation.


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