Secrétaire

Administration & législation / Gestion & administration

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Code Riasec CSA  —  Mise à jour 01/01/2011 — Fiche 781

Le secrétariat d’une entreprise ou d’un organisme est le lieu où toutes les tâches sont coordonnées. Le rôle du  secrétaire est donc prépondérant à son bon fonctionnement. Il est la personne qui assiste une personne cadre.

Le métier a beaucoup évolué depuis trois décennies : de l'opérateur de traitement de texte à l'assistant de direction ou au secrétaire juridique, les compétences mises en oeuvre varient. Les tâches sont multiples. Le secrétaire s'efforce de les effectuer soigneusement afin de faciliter le travail de la direction de l'entreprise. Il organise son travail en fonction des besoins de la personne qu'il assiste. Il s'occupe, entre autres, du courrier, des appels téléphoniques, de l’accueil des visiteurs, de l'agenda et de l'organisation des réunions de son (ses) supérieur(s)… Il peut rédiger des compte-rendus de ces réunions, assurer le suivi de certains dossiers et diriger, éventuellement, une équipe de secrétaires. Quand le responsable est souvent sollicité par des personnes extérieures, il lui faut filtrer les appels ou les visites. Une mission pas forcément facile ou agréable à assurer !

L'emploi s'exerce avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon l'organisation, la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. La majeure partie de l'activité s'effectue avec un système informatique. Cependant, les relations avec les autres services et les communications parfois nombreuses en provenance de l'extérieur influent sur le rythme de travail et imposent des interruptions fréquentes de l'activité en cours.

Des entreprises peuvent être au cœur des échanges internationaux. Elles ont alors besoin d'un secrétaire parlant plusieurs langues. Dans ce cas, le secrétaire est un relais efficace et compétent dans la relation de l'entreprise avec ses partenaires étrangers. Dans un cabinet médical, en plus de sa mission administrative, le secrétaire a pour mission
d'accueillir les patients, de les rassurer et de les aider dans leurs démarches. Il existe cependant un fond d'activités communes aux secrétaires : saisie sur ordinateur, classement des dossiers, accueil des personnes, contacts téléphoniques...

Malgré la multitude de profils liée au niveau d'études, au parcours professionnel, à l'organisation du travail qui diffère d'une entreprise à l'autre, malgré la diversité des postes, les professionnels du secrétariat partagent des compétences, des qualités ainsi qu'un cadre de travail : le bureau.
Les secrétaires sont, aujourd'hui, majoritairement des femmes mais on commence à rencontrer de plus en plus des hommes qui choisissent ce métier.

Compétences & actions

  • Maîtrise des outils bureautiques
  • Notions techniques liées à son domaine de travail (économie, gestion, comptabilité, commerce, droit…)
  • Maîtrise de la sténographie ou de toute méthode de prise de notes
  • Connaissance approfondie de la langue maternelle
  • Connaissance de plusieurs langues étrangères
  • Capacités rédactionnelles.

Savoir-être

  • Sens de l'organisation
  • Respect des consignes
  • Sens du contact et de communication
  • Bonne présentation
  • Respect de la confidentialité des données
  • Minutie
  • Ordre et soin
  • Rigueur
  • Capacité d'attention visuelle prolongée
  • Polyvalence
  • Autonomie
  • Sens de l’initiative
  • Sens des responsabilités
  • Disponibilité
  • Esprit d'analyse
  • Résistance au stress.

Cadre professionnel

Ce professionnel peut être employé par une PME, une école, un hôpital, une grande entreprise, une administration publique, une organisation non gouvernementale, un commerce ou une association. En fonction de son domaine de travail il peut se spécialiser (droit, gestion, économie, commerce, culture…) et avoir plus ou moins de responsabilités. Il a des horaires réguliers. Il passe de nombreuses heures face à un écran d'ordinateur mais il est souvent interrompu dans son travail par des appels téléphoniques. Ses contacts avec les autres services et les visiteurs sont fréquents. Il peut acquérir des connaissances dans un domaine précis et devenir secrétaire spécialisé.
Le secrétaire peut présenter l'un des profils suivants : employé administratif, assistant de direction, secrétaire d'accueil et standard, sténodactylographe, opérateur de saisie, télésecrétaire, secrétaire médical, secrétaire juridique, secrétaire comptable, secrétaire de rédaction, assistant de production, économe intendant, assistant de gestion des ressources humaines, assistant en publicité/communication, assistant de gestion, assistant commercial,
secrétaire marketing, secrétaire import-export (voir guide SIEP "Secrétariat & Assistanat").

 
SIEP.be, Service d'Information sur les Études et les Professions.