Le télésecrétariat désigne la gestion du secrétariat d'une personne ou d'une entreprise à distance. L'ensemble des tâches administratives est donc réalisé au domicile du travailleur ou dans une centrale : prise de rendez-vous, gestion des appels téléphoniques, des messages électroniques, des agendas et de la facturation, organisation de réunions, retranscription de divers documents, rédaction de procès-verbaux et de devis, etc.

Certaines entreprises engagent des télésecrétaires pour effectuer les tâches de télémarketing, ce qui leur coûte moins cher que de lancer des campagnes publicitaires. Dans ce cas, le télésecrétaire passe beaucoup de temps au téléphone. Ce professionnel prospecte de nouveaux clients, les informe sur l'offre disponible, tente de les fidéliser, effectue des enquêtes, prend des commandes, assure le support technique en ligne, etc. Il essuie de nombreux refus et doit s'adapter à des interlocuteurs variés. Il utilise également les messages téléphoniques et électroniques pour diffuser l'information.

 

Compétences & actions

  • Maîtrise des outils bureautiques
  • Capacités commerciales
  • Connaissance de l'entreprise, de ses activités et des produits proposés
  • Connaissance approfondie de la langue maternelle
  • Connaissance de plusieurs langues

Savoir-être

  • Sens du service
  • Facilités de contact et de communication
  • Respect des consignes
  • Discrétion
  • Résistance au stress
  • Organisation
  • Rigueur
  • Disponibilité
  • Capacités d'argumentation et de négociation
  • Autonomie

Cadre professionnel

Il peut être indépendant ou employé par une société de secrétariat décentralisé et travailler chez lui ou dans un centre d'appel. Il est en contact avec ses collègues et ses employeurs s'il travaille dans une centrale. Il côtoie également d'autres entreprises, dans le cas de relations « B to B » (Entreprise à Entreprise) ou des clients particuliers, ce qu'on appelle le « B to C » (Entreprise à Consommateur). Il passe son temps devant un écran, au téléphone. Ses horaires sont irréguliers, parfois selon ses disponibilités. Il travaille parfois le soir et le week-end, afin de joindre par téléphone les particuliers de retour à leur domicile. A terme, il peut ouvrir son entreprise, évoluer vers un poste commercial, être chargé de la direction du secrétariat ou de la supervision d'un centre d'appel.

Autre appellation : Chargé·e de marketing en ligne
 
SIEP.be, Service d'Information sur les Études et les Professions.