Secrétariat & Assistanat Magazine n°16

Ilana Dahan

Publié en Mars 2011  —  Magazine précédent / suivant  —  Archives
Magazine secrétariat bureau ordinateur

A la maison, nous effectuons quotidiennement une grande quantité de tâches administratives.Nous trions et nous rédigeons notre courrier, nous répondons au téléphone et nous prenons note des messages adressés aux autres membres de notre famille. Nous passons des commandes diverses, nous payons des factures, nous faisons des courses, réservons des transports ou des séjours…

Au travail, ces missions sont dévolues à des professionnels : les secrétaires. Aujourd’hui, tout poste de travail suppose une tâche de secrétariat et tous les secteurs engagent désormais des secrétaires : les écoles, les hôpitaux, les commerces, les industries, les administrations publiques, les organisations non gouvernementales, les maisons d’édition… Malgré la multitude de profils liée à leurs niveaux d’études, à leur parcours professionnels, à l’organisation du travail qui diffère d’une entreprise à l’autre, malgré la diversité des intitulés des postes, tous ces professionnels partagent des compétences,des qualités ainsi qu’un cadre de travail : le bureau. Le secrétariat désigne des réalités diverses.Autant de milieux professionnels, autant de spécificités requises ! Dans certains cas pourtant, la main-d’œuvre qualifiée manque!

Ce premier magazine de l'année fait donc le point sur quelques uns des métiers qui composent le secteur du secrétariat et de l'assistanat à travers des fiches métiers illustrant le quotidien, les savoir-faire et savoir-être, ainsi que le cadre professionnel des différentes fonctions. De plus, afin de rendre plus concrète la réalité de terrain, une interview de pro et un métier insolite sont également mis en évidence. Enfin, les rubriques « Autant savoir » et « Bonnes adresses » apporteront un complément d’informations aux plus curieux d’entre vous !

 

Les métiers

 

Autant savoir

Si vous souhaitez entamer une carrière dans ce domaine ou tout simplement en savoir plus, cette rubrique est faite pour vous!  Vous y trouverez quelques informations sur le travail de secrétaire et d'assistant-e mais aussi le marché de l'emploi.

La fête des secrétaires

Depuis quelques années, différentes initiatives témoignent de la volonté de revaloriser la profession. Ainsi, en 1952, eut lieu la première "semaine des secrétaires" aux Etats-Unis. Cette célébration a pour but de reconnaitre l'apport de ces professionnels à l'économie de leur pays et de promouvoir les opportunités de carrière dans ce domaine. Cet événement a été importé en 1991 en Europe sous la forme de « la fête des secrétaires » qui a lieu tous les troisièmes jeudis du mois d'avril. Depuis 2005, à Paris, il existe même un salon des secrétaires, l'Assist'Expo. Notons aussi la création d'un magazine spécialisé et d'un site internet : www.super-secretaire.com  (voir rubrique "Bonnes adresses").

Qualités et compétences des secrétaires 

Le terme « secrétariat » englobe donc une multitude de métiers. Cependant, un point commun est facilement identifiable. Tous ces professionnels font « un travail de bureau ». Ils exercent une fonction administrative à laquelle se greffent parfois d'autres tâches. 

Aujourd'hui, pour être un-e secrétaire recherché-e sur le marché de l'emploi, certaines compétences et certaines qualités sont inévitablement de mise :

Les qualités: Les 4 D

  • - Dynamisme
  • - Dextérité
  • - Disponibilité
  • - Diplomatie

Les compétences:

  • - Capacités d'organisation : un-e bon-ne secrétaire prévoit, planifie, gère, ordonne, classe... n'oublie rien !
  • - Connaissance approfondie de la langue maternelle : orthographe, grammaire, syntaxe, vocabulaire technique...
  • - Multilinguisme : dans la plupart des milieux professionnels, un-e secrétaire doit connaître deux ou trois langues ;
  • - Maîtrise des outils bureautiques.

Marché de l'emploi

Bien que le métier de secrétaire soit multiple, deux profils sont généralement distingués. Ils correspondent à des niveaux d'études et à des qualifications différents :

  • - Le/la secrétaire, technicien-ne de bureau et auxiliaire administratif/administrative dont le diplôme équivaut à l'enseignement secondaire 
  • - Le/la secrétaire et assistant-e de direction, bachelier de l'enseignement supérieur ou ayant acquis une expérience professionnelle équivalente.

Les uns comme les autres sont soit polyvalents, soit spécialisés dans un secteur (médical, comptable, juridique, commercial...).

Secrétaire - employé-e de bureau polyvalent-e :

Région wallonne :
D'après les offres d'emploi reçues par le Forem, les secteurs qui recrutent des secrétaires sont, par ordre décroissant :

  • - Services aux particuliers et aux entreprises
  • - Construction
  • - Commerce de gros
  • - Finance, banques et assurances
  • - Administration publique
  • - Éducation et formation
  • - Commerce de détail
  • - Métallurgie et travail des métaux
  • - Industries chimique et pharmaceutique
  • - Services TIC (Technologies de l?Information et de la Communication)

Parmi les fonctions pour lesquelles le Forem a reçu le plus grand nombre d'offres d'emploi en 2006 et 2007, figurent :

  • - En 2ème position : agent-e administratif/administrative d'entreprise
  • - En 10ème position : secrétaire bureautique spécialisé-e
  • - En 11ème position : secrétaire bureautique polyvalent-e
  • - En 17ème position : agent-e d'accueil
  • - En 44ème position : technicien-ne des services administratifs

Ces métiers ne figurent pas sur la liste des fonctions critiques. Il existe donc assez de candidats pour pourvoir ces postes. 

Les employeurs proposent généralement des contrats de secrétaire intérimaire ou à durée déterminée à temps plein.

Région de Bruxelles-Capitale :
D'après les offres d'emploi reçues par Actiris, les secteurs qui recrutent des secrétaires sont, par ordre décroissant :

  • - Services aux entreprises
  • - Santé et action sociale
  • - Activités associatives
  • - Administration publique
  • - Culture et loisirs
  • - Commerce de gros
  • - Education et formation
  • - Immobilier et location
  • - Finance et assurances

Sur la liste des métiers pour lesquels Actiris a reçu le plus grand nombre d'offres d'emploi entre juillet 2006 et juin 2008, figurent :

  • - En 1ère position : employé-e administratif/administrative
  • - En 7ème position : préposé-e à l'accueil et à l'information
  • - En 20ème position : secrétaire

Les métiers de secrétaire et de préposé-e à l'accueil et à l'information sont des fonctions critiques à Bruxelles, surtout dans le domaine commercial. Cette pénurie est qualitative, c'est-à-dire qu?il existe bien des personnes qui s'inscrivent comme demandeurs d'emploi sous ce profil professionnel, mais elles ne possèdent pas les compétences requises.
D'après les employeurs potentiels, la connaissance de plusieurs langues, l'esprit « orienté client » et les aptitudes administratives des candidats seraient insuffisants. Les contrats de secrétaire polyvalent-e proposés par les employeurs sont généralement à durée indéterminée à temps plein à Bruxelles.

Assistant-e de direction:

Région wallonne :
D'après les offres d'emploi reçues par le Forem, les secteurs qui recrutent des secrétaires de direction sont, par ordre décroissant :

  • - Services aux particuliers et aux entreprises
  • - Construction
  • - Administration publique
  • - Services TIC (Technologies de l?Information et de la Communication)
  • - Finance, banques et assurances
  • - Commerce de détail
  • - Industries chimique et pharmaceutique
  • - Métallurgie et travail des métaux
  • - Education et formation
  • - Culture, loisirs et tourisme

Sur la liste des métiers pour lesquels le Forem a reçu le plus grand nombre d'offres d'emploi en 2006 et 2007, « assistant-e de direction » figure en 51ème position, tous secteurs confondus. Ce métier a fait partie des fonctions critiques jusqu'en 2006 en Région wallonne. Cette pénurie est, ici aussi, qualitative. Ainsi, de nombreux candidats aux postes de secrétaire et d'assistant-e de direction ne maîtriseraient pas les langues et l'informatique, manqueraient de polyvalence et de flexibilité. Leur présentation ne serait pas irréprochable, d'après les employeurs wallons. De plus, les nouveaux diplômés n'auraient pas toujours acquis, lors de leurs études, des compétences comme l'organisation, la rigueur et l'intelligence sociale.
Les contrats d'assistant-e de direction proposés par les employeurs wallons sont généralement à temps plein, majoritairement de type intérimaire et déterminé.

Région de Bruxelles-Capitale :
D'après les offres d'emploi reçues par Actiris, les secteurs qui recrutent des secrétaires de direction sont, par ordre décroissant :

  • - Services aux entreprises
  • - Activités associatives
  • - Santé et action sociale
  • - Administration publique
  • - Education et formation
  • - Commerce de gros
  • - Culture et loisirs
  • - Services informatiques
  • - Construction
  • - Immobilier et location

Sur la liste des métiers pour lesquels Actiris a reçu le plus grand nombre d'offres d'emploi entre juillet 2006 et juin 2008, le métier d'assistant-e de direction figure en 17ème position. Ce métier fait partie des fonctions critiques établies par Actiris en 2007. Cette pénurie est, ici aussi, qualitative. Les demandeurs d'emploi inscrits comme secrétaires de direction existent, mais les employeurs déplorent leur manque d'expérience professionnelle et de connaissance des langues. Un diplôme d'études supérieures ou une expérience de 5 ans dans le domaine seraient généralement requis. Enfin, d'après une analyse d'Actiris, le salaire proposé serait souvent bas pour le niveau de responsabilités attendu, ce qui découragerait nombre de candidats compétents. Les contrats proposés sont généralement à temps plein à durée indéterminée.

Nous voyons donc clairement que la demande de personnes qualifiées dans ce domaine existe. Ce métier semble donc être un métier d'avenir. Notons cependant bien que l'exigence des employeurs en termes de compétences semble croissante.

Sources: www.leforem.be et imtb.actiris.be 

 

Bonnes adresses

  • www.assistante-online.fr — Portail de ressources pratiques pour les assistant-e-s et secrétaires avec trucs et astuces, fiches métiers...
  • www.culture-formation.be — École belge spécialisée dans la formation à distance de secrétaire médical-e depuis plus de 25 ans.
  • jobfocus.secretaire@forem.be — Pour toutes questions sur le métier et les formations organisées par le Forem.
  • www.lafetedessecretaires.com — Infos sur le métier, les différents profils et les dates de la fête des secrétaires dans différents pays.Dans le monde de la bande dessinée, il arrive que différents profils apportent leur contribution et surtout leur talent à la réalisation d'un album.
 
SIEP.be, Service d'Information sur les Études et les Professions.