Secrétaire accueil et standard

Ce professionnel est polyvalent. Il se charge des tâches administratives mais aussi de l'accueil du public et de la réception des communications téléphoniques.

Premier contact avec l'entreprise, il en est la face visible. Il reçoit les visiteurs, les identifie, les informe, les oriente et prévient les employés de leur arrivée. Si nécessaire, il imprime des cartes ou des badges d'accès et les distribue. Il réceptionne, filtre et transmet les appels téléphoniques. Il gère la messagerie électronique de la société ou du service. Il lit, répond et transmet les messages aux intéressés. Il prépare et réalise l'envoi de mailings. Il gère le courrier entrant et sortant. Il note les allées et venues du public, les appels et les messages électroniques reçus et émis. Il garde une trace de tous les contacts de la société avec l'extérieur. Il classe ces informations dans des registres et les met à jour. Parfois, il s'occupe des commandes de matériel et des trajets à la poste ou de la commercialisation de produits. Dans ce cas, il tient la caisse et gère les stocks de marchandises.