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Employé·e administratif·ive

Administration & législation / Gestion administrative

Métier en pénurie en Région germanophone Métier en pénurie en Région germanophone
Mise à jour 18/07/2012
Par souci de lisibilité, nous avons pris le parti de ne pas écrire le féminin et le masculin du métier dans ce texte. Seul le titre est inclusif.

Ce professionnel prend en charge les tâches administratives d'une activité ou d'un service. Il passe une partie de son temps à produire, traiter, ordonner et diffuser des documents selon des consignes claires. Concrètement, cela signifie qu'il note, retranscrit et relit des informations qui transitent par le service qui l'emploie. Ces données peuvent lui être dictées ou lui parvenir par courrier, par message électronique, par fax ou sur une bande audio. Ensuite, il imprime, photocopie et trie ces documents. Enfin, il les archive et les diffuse aux personnes intéressées. Il attribue un numéro d'ordre à chaque courrier entrant et sortant et l'inscrit dans un registre. Il établit et tient à jour les répertoires, les agendas, les horaires, les budgets et tous les dossiers nécessaires au fonctionnement du service. Il réalise des envois groupés par courrier et par mail.

Comme tout secrétaire, il est l'interface entre l'extérieur et la société qui l'emploie. Il reçoit, filtre et diffuse les communications téléphoniques. Il prend les messages et les transfère aux intéressés. Il lit et répond éventuellement aux messages électroniques. Il accueille et informe parfois le public, les clients ou les fournisseurs.

Il veille aussi au bon fonctionnement des équipements de bureau (photocopieur, fax, téléphone, affranchisseuse, relieuse, broyeur à papier, etc.) et à l'approvisionnement en encre, en papier et en matériel divers. Il est en contact avec les fournisseurs, les services comptables et d'entretien.

 

Compétences & actions

  • Maîtrise des outils bureautiques
  • Notions techniques liées à son domaine de travail (économie, gestion, comptabilité,droit, etc.)
  • Connaissance de l'entreprise
  • Connaissance approfondie de la langue maternelle
  • Connaissance de plusieurs langues

Savoir-être

  • Organisation
  • Respect des consignes
  • Facilités de contact et de communication
  • Bonne présentation
  • Respect de la confidentialité des données
  • Minutie
  • Ordre et soin
  • Rigueur
  • Capacité d'attention visuelle prolongée

Cadre professionnel

Il peut être employé par une PME, une grande entreprise, une administration ou une association. En fonction de son domaine de travail, il peut se spécialiser (droit, économie, gestion, commerce, culture, etc.) et avoir plus ou moins de responsabilités. Il a des horaires réguliers. Il passe de nombreuses heures face à un écran d'ordinateur, mais il est souvent interrompu dans son travail par des appels téléphoniques. Ses contacts avec les autres services et les visiteurs sont fréquents. Il peut acquérir des connaissances dans un domaine précis et devenir secrétaire spécialisé.

Autres appellations : Agent·e administratif·ive, Employé·e de bureau, Assistant·e bureautique.

2 commentaires

ALACALI - Il y a 9 mois

Je passe en 4 ième année professionnelle et je désirerai faire partie du monde du travail et donc j'aimerai suivre des courts en alternance en bureautique mais je ne sais pas dans quelle enseigne suivre ma scolarité

Dans quelle école de CEFA OU IFAPME

Merci de m'aider s'il vous plait à trouver ou je peux suivre mes cours

SIEP - Il y a 9 mois

Bonjour,

Vous trouverez la liste des formations recommandées pour exercer ce métier en bas de la fiche descriptive (au-dessus du module de commentaires). En cliquant sur la formation en CEFA ou IFAPME, vous serez redirigé vers le site Formations sur lequel vous obtiendrez plus d'informations sur la formation. Vous pourrez même télécharger la liste des établissements qui organisent cette formation.

Si besoin, vous pouvez prendre contact directement avec un·e conseiller·ère en information de l'un de nos centres (https://portail.siep.be/centre). Vous pouvez nous contacter par téléphone, par mail ou vous rendre directement dans le centre de votre choix. 

Bonne journée.

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