Secrétaire

Le secrétariat d’une entreprise ou d’un organisme est le lieu où toutes les tâches sont coordonnées. Le rôle du secrétaire est donc prépondérant à son bon fonctionnement. Il est la personne qui assiste une personne cadre.

Le métier a beaucoup évolué depuis trois décennies : de l'opérateur de traitement de texte à l'assistant de direction ou au secrétaire juridique, les compétences mises en oeuvre varient. Les tâches sont multiples. Le secrétaire s'efforce de les effectuer soigneusement afin de faciliter le travail de la direction de l'entreprise. Il organise son travail en fonction des besoins de la personne qu'il assiste. Il s'occupe, entre autres, du courrier, des appels téléphoniques, de l’accueil des visiteurs, de l'agenda et de l'organisation des réunions de son (ses) supérieur(s), etc. Il peut rédiger des compte-rendus de ces réunions, assurer le suivi de certains dossiers et diriger, éventuellement, une équipe de secrétaires. Quand le responsable est souvent sollicité par des personnes extérieures, il lui faut filtrer les appels ou les visites. Une mission pas forcément facile ou agréable à assurer !

L'emploi s'exerce avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon l'organisation, la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. La majeure partie de l'activité s'effectue avec un système informatique. Cependant, les relations avec les autres services et les communications parfois nombreuses en provenance de l'extérieur influent sur le rythme de travail et imposent des interruptions fréquentes de l'activité en cours.

Des entreprises peuvent être au cœur des échanges internationaux. Elles ont alors besoin d'un secrétaire parlant plusieurs langues. Dans ce cas, le secrétaire est un relais efficace et compétent dans la relation de l'entreprise avec ses partenaires étrangers. Dans un cabinet médical, en plus de sa mission administrative, le secrétaire a pour mission d'accueillir les patients, de les rassurer et de les aider dans leurs démarches. Il existe cependant un fond d'activités communes aux secrétaires : saisie sur ordinateur, classement des dossiers, accueil des personnes, contacts téléphoniques, etc.

Malgré la multitude de profils liée au niveau d'études, au parcours professionnel, à l'organisation du travail qui diffère d'une entreprise à l'autre, malgré la diversité des postes, les professionnels du secrétariat partagent des compétences, des qualités ainsi qu'un cadre de travail : le bureau.