Employé·e administratif·ive

Ce professionnel prend en charge les tâches administratives d'une activité ou d'un service. Il passe une partie de son temps à produire, traiter, ordonner et diffuser des documents selon des consignes claires. Concrètement, cela signifie qu'il note, retranscrit et relit des informations qui transitent par le service qui l'emploie. Ces données peuvent lui être dictées ou lui parvenir par courrier, par message électronique, par fax ou sur une bande audio. Ensuite, il imprime, photocopie et trie ces documents. Enfin, il les archive et les diffuse aux personnes intéressées. Il attribue un numéro d'ordre à chaque courrier entrant et sortant et l'inscrit dans un registre. Il établit et tient à jour les répertoires, les agendas, les horaires, les budgets et tous les dossiers nécessaires au fonctionnement du service. Il réalise des envois groupés par courrier et par mail.

Comme tout secrétaire, il est l'interface entre l'extérieur et la société qui l'emploie. Il reçoit, filtre et diffuse les communications téléphoniques. Il prend les messages et les transfère aux intéressés. Il lit et répond éventuellement aux messages électroniques. Il accueille et informe parfois le public, les clients ou les fournisseurs.

Il veille aussi au bon fonctionnement des équipements de bureau (photocopieur, fax, téléphone, affranchisseuse, relieuse, broyeur à papier, etc.) et à l'approvisionnement en encre, en papier et en matériel divers. Il est en contact avec les fournisseurs, les services comptables et d'entretien.